01
Orientierung mit Substanz
KI-Beratung
Wir analysieren Ihre Abläufe und zeigen, wo KI Zeit und Kosten spart.
- Erstgespräch und Prozessaufnahme
- Systemübersicht und technische Prüfung
Individuelle KI-Systeme · deutschlandweit
KI‑Automatisierungfür Unternehmen,die im Alltag mitarbeitet.
KAA macht aus manuellen Übergaben einen klaren, kontrollierbaren Ablauf – von der ersten Information bis zum nächsten sinnvollen Schritt in Ihren bestehenden Systemen.
- 01
- Prozess zuerstWir beginnen bei der echten Aufgabe.
- 02
- Systeme verbindenVorhandene Software bleibt nutzbar.
- 03
- Kontrolle behaltenFreigaben bleiben bewusst im Ablauf.
- EingangAnfrage kommt an
Informationen treffen aus Ihren bestehenden Systemen ein.
- CRM
- KAA verarbeitetKI ordnet und gleicht ab
Anliegen, Daten und Regeln werden zu einem nächsten Schritt verbunden.
- FreigabeMitarbeiter prüft
Ausnahmen und sensible Aktionen bleiben bewusst unter menschlicher Kontrolle.
- ErgebnisSysteme werden aktualisiert
Das CRM ist gepflegt und die Antwort liegt als freigegebener Entwurf bereit.
Automatisiert bis zum definierten Prüfpunkt. Ausnahmen werden gezielt an Ihr Team übergeben.
Prozesse verstehenKI sinnvoll einsetzenSysteme integrierenErgebnisse kontrollieren
Worum es wirklich geht
Nicht noch ein Tool. Sondern weniger Reibung zwischen Menschen, Daten und Software.
Wir ersetzen funktionierende Systeme nicht pauschal. Wir schließen die manuellen Lücken dazwischen.
Der manuelle Zwischenraum
Die teuerste Softwarelücke ist oft die Arbeit dazwischen.
Unternehmen nutzen bereits E-Mail, CRM, Buchhaltung, Dokumentenablage und Fachsoftware. Trotzdem wandern Informationen per Kopieren, Nachfragen und Erinnern von einem Schritt zum nächsten.
Eigenen Prozess einordnen- 01Kommunikation
E-Mails werden einzeln gelesen, sortiert und weitergeleitet.
- 02Dokumente
Informationen werden aus PDFs und Formularen per Hand übertragen.
- 03Systeme
Dieselben Daten werden in mehreren Programmen erneut erfasst.
- 04Wissen
Mitarbeiter suchen lange nach der richtigen, aktuellen Information.
- 05Vertrieb
Anfragen, Termine und Nachfassaktionen bleiben im Tagesgeschäft liegen.
- 06Freigaben
Rückfragen und Entscheidungen verteilen sich über Postfächer und Chats.
Sechs Leistungsbereiche
Eine Architektur für den gesamten Ablauf.
Von der Analyse bis zur individuellen Anwendung: Jeder Baustein löst eine konkrete Aufgabe und lässt sich mit den anderen verbinden.
Beratung · Assistenten · Automatisierung · Wissen · Vertrieb · Software
02
Unterstützung im richtigen Moment
KI-Assistenten
Digitale Mitarbeiter für Kundenservice, Telefon, Website und interne Aufgaben.
- Website- und Kundenservice-Assistenten
- Telefon- und Terminassistenten
03
Vom Eingang bis zur erledigten Aufgabe
Prozessautomatisierung
E-Mails, Dokumente, Dateneingaben und wiederkehrende Büroarbeit automatisch erledigen.
- E-Mails sortieren und Inhalte erkennen
- Anhänge auslesen und Informationen strukturieren
04
Antworten mit nachvollziehbaren Quellen
Wissenssysteme
Eine interne KI, die Ihre Dokumente kennt und Mitarbeiterfragen zuverlässig beantwortet.
- Natürliche Fragen an interne Quellen stellen
- Antworten mit Fundstellen anzeigen
05
Jede Anfrage strukturiert weiterführen
Vertriebsautomatisierung
Anfragen erfassen, Kunden qualifizieren, Termine buchen und automatisch nachfassen.
- Leads aus mehreren Kanälen erfassen
- Anfragen kategorisieren und Daten strukturieren
06
Software, die Ihrem Prozess folgt
Individuelle KI-Software
Maßgeschneiderte KI-Anwendungen und Integrationen für besondere Anforderungen.
- Interne Webanwendungen und Unternehmensportale
- KI-gestützte Dashboards und Dokumentenplattformen
Konkrete Anwendungsfälle
KI wird dann wertvoll, wenn eine echte Aufgabe leichter wird.
Sechs typische Abläufe zeigen, wie Informationen erkannt, Systemaktionen vorbereitet und wichtige Entscheidungen beim Menschen belassen werden.
Kundenanfragen automatisch qualifizieren
Die KI erkennt das Anliegen, strukturiert die Angaben und fragt bei Bedarf fehlende Informationen ab. Danach wird der nächste Schritt vorbereitet.
Kontakt im CRM anlegenZuständigkeit bestimmenAufgabe erstellen
Eingehende E-Mails erkennen und zuordnen
Inhalt, Absender und Anhänge werden erfasst. Die Nachricht wird kategorisiert und mit einem Bearbeitungsvorschlag an die richtige Stelle geleitet.
Kategorie setzenAnhang ablegenAufgabe zuweisen
Daten aus Rechnungen und Dokumenten auslesen
Relevante Felder werden ausgelesen, plausibilisiert und für die Freigabe oder Übertragung strukturiert bereitgestellt.
Felder extrahierenWerte prüfenDatensatz vorbereiten
Antwortentwürfe für wiederkehrende Anliegen vorbereiten
Anliegen und Kontext werden zusammengeführt. Ein Entwurf mit relevanten Informationen wird erstellt und vor dem Versand zur Prüfung vorgelegt.
Kontext abrufenEntwurf erstellenFreigabe anfordern
Interne Dokumente gezielt durchsuchen
Eine Frage wird in berechtigten Quellen gesucht. Die Antwort verweist auf passende Fundstellen und macht Unsicherheit sichtbar.
Berechtigte Quellen suchenAntwort formulierenFundstellen anzeigen
Kunden kontrolliert nachfassen
Fällige Vorgänge werden anhand definierter Regeln erkannt. Eine passende Erinnerung oder Nachricht wird vorbereitet.
Fälligkeit prüfenEntwurf vorbereitenAktivität dokumentieren
Von Aufgabe zu Betrieb
Ein klarer Weg. Keine Blackbox.
Jede Phase erzeugt ein prüfbares Ergebnis. So bleibt verständlich, was gebaut wird, warum es sinnvoll ist und wie es sich im Alltag verhalten soll.
- 01
Ablauf verstehen
Wir betrachten die tatsächliche Arbeit, nicht nur das gewünschte Tool.
- 02
Potenzial bewerten
Nutzen, Machbarkeit, Daten, Risiken und Schnittstellen werden eingeordnet.
- 03
Lösung entwerfen
Auslöser, Systemaktionen, Regeln und Kontrollpunkte werden sichtbar geplant.
- 04
Systeme verbinden
Die Lösung wird entwickelt und in die vorhandene Umgebung integriert.
- 05
Realistisch testen
Normale Fälle, Ausnahmen und Übergaben werden vor der Einführung geprüft.
- 06
Kontrolliert verbessern
Nach dem Start wird der Ablauf beobachtet, optimiert und sinnvoll erweitert.
Vorher / mit KAA
Weniger Übergaben per Hand. Mehr Klarheit im Prozess.
Automatisierung macht Arbeit nicht unsichtbar. Sie reduziert manuelle Brüche und macht Status, Ausnahmen und Verantwortung besser nachvollziehbar.
Heute MANUELL
- Informationen kopieren
- Postfächer einzeln prüfen
- Daten mehrfach eingeben
- Zuständigkeiten nachfragen
- Nachfassaktionen merken
- Status manuell zusammentragen
Mit KAA KONTROLLIERT
- Informationen automatisch strukturieren
- Anliegen passend zuordnen
- Daten kontrolliert übertragen
- Aufgaben automatisch anlegen
- Fällige Schritte sichtbar machen
- Ausnahmen gezielt übergeben
Systemintegration
Ihre Systeme. Ein verbundener Ablauf.
Geeignete Schnittstellen, Berechtigungen und eine technische Prüfung vorausgesetzt, verbindet KAA vorhandene Programme und Datenquellen zu einer nachvollziehbaren Prozesskette.
E-Mail01
CRM02
Kalender03
Telefonie04
Buchhaltung05
Dokumentenmanagement06
Onlineshop07
Formulare08
Cloud-Speicher09
Datenbanken10
Projektmanagement11
Kommunikationsplattformen12
Vorhandenes sinnvoll verbinden, statt funktionierende Software reflexartig zu ersetzen.
Häufige Fragen
Gute Entscheidungen beginnen mit klaren Antworten.
Möglichkeiten, Aufwand und Betrieb hängen vom tatsächlichen Prozess ab. Diese Antworten schaffen eine erste belastbare Einordnung.
Alle Antworten lesenWas macht eine KI-Automatisierungs-Agentur?
Eine KI-Automatisierungs-Agentur analysiert reale Arbeitsabläufe, entwickelt passende Automatisierungen und verbindet die beteiligten Systeme. KAA konzentriert sich darauf, welche Aufgabe übernommen werden soll, welche Daten benötigt werden und wo eine menschliche Prüfung sinnvoll bleibt.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Besonders geeignet sind wiederkehrende, regelbasierte und informationsintensive Abläufe: etwa E-Mail-Zuordnung, Dokumentenverarbeitung, Dateneingabe, Anfragequalifizierung, Terminabstimmung, Wissenssuche oder die Vorbereitung von Berichten. Die Eignung wird immer im konkreten Prozess geprüft.
Muss vorhandene Software ersetzt werden?
Nein. Häufig entsteht der größte Nutzen, wenn vorhandene Programme sinnvoll verbunden oder um eine gezielte Funktion ergänzt werden. Ein Austausch wird nur betrachtet, wenn technische Grenzen oder fehlende Schnittstellen ihn tatsächlich erforderlich machen.
Können bestehende Programme angebunden werden?
Viele Systeme lassen sich über vorhandene Schnittstellen, Exporte oder kontrollierte Integrationen verbinden. Vor einer Zusage prüfen wir technische Möglichkeiten, Berechtigungen, Datenqualität und die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
Wie individuell sind die Lösungen?
Auslöser, Regeln, Datenquellen, Systemaktionen, Freigaben und Benutzeroberflächen werden an den jeweiligen Ablauf angepasst. Bewährte technische Bausteine können wiederverwendet werden; der Prozess selbst folgt jedoch nicht einem beliebigen Standardpaket.
Wie lange dauert eine Umsetzung?
Das hängt von Prozessumfang, Schnittstellen, Datenlage, Sicherheitsanforderungen und Testaufwand ab. Nach der Analyse lässt sich ein belastbarer Ablauf in Phasen planen. Pauschale Laufzeiten wären ohne diesen Kontext nicht seriös.
Der nächste sinnvolle Schritt
Welcher Ablauf kostet Ihr Team jeden Tag unnötig Zeit?
Beschreiben Sie uns eine konkrete Aufgabe. Wir prüfen, welche Schritte sinnvoll automatisiert werden können, welche Systeme beteiligt sind und wo Kontrolle wichtig bleibt.